Tak for at få vores virtuelle konference til at lykkes

”Jeg synes, I fik inspireret os i BFA til at holde et flot, virtuelt tilpasset – og stadig vildt ambitiøst – program for en heldags konference.” Mads Kristoffer Lund, projektleder for konferencen “Kontorarbejdets Arbejdsmiljø”

I denne artikel kan du læse om Nanna Munk og Signe Bonnéns arbejde med hjælpe BFA til at konvertere en fysisk konference for 250 tilmeldte til en virtuel konference med knap 800 tilmeldinger. Du får samtidig nogle gode råd og spørgsmål, som kan hjælpe dig, når du skal holde virtuelle møder eller konferencer.

800 mennesker i seks timer – på Zoom. Kan det lade sig gøre? Vil folk logge af eller falde i søvn undervejs? Kan vi skabe læring og engagement i det virtuelle format? Er der båndbredde nok og hvor mange grupperum kan man overhovedet lave i Zoom?

Spørgsmålene stod i kø, da BFA Velfærd & Offentlig Administration sammen med BFA Handel, Finans og Kontor besluttede at omforme en konference om Kontorarbejdets Arbejdsmiljø til en virtuel konference. En konference, der var blevet aflyst og flyttet én gang, og som nu stod overfor endnu en aflysning på grund af corona.

Virtuel konference er en helt anden genre

Første skridt, når man omlægger en konference til et virtuelt format, er at indse, at dette er noget HELT andet. En virtuel konference, kræver uhyggelig meget planlægning og minder mere om en tv-produktion, end den slags fysiske konferencer de fleste har deltaget i. Detaljerne – og dem er der MANGE af – skal være på plads, inden der klikkes ”start”, for når først konferencen kører, virker selv små nølende pauser lange. Indtrykket af en professionel afvikling kræver et flow på dagen, hvor overgange mellem oplæg, instruktioner før gruppearbejde, ordlyden i afstemning osv. er nøje tilrettelagt.

Det kræver tæt og grundig dialog med oplægsholderne, der på den ene side skal skubbes lidt ud af deres vante forestiller om, hvad deres opgave er, og på den anden side støttes i at komme ind til kernen af deres budskab, for på skærmen skal pointer skæres til og serveres klokkeklart for, at det fanger. Nanna Munk og Signe Bonnén fra FLOK talte grundigt og længe med alle konferencens oplægsholdere, og Mads Kristoffer Lund, der var projektleder på konferencen, skriver:

”Jeg kan se på de dialoger, I har med oplægsholderne (og som jeg er blevet indviet i), at de også har sat stor pris på jeres forslag/inspiration og sparring til dem ift. at dreje deres oplæg hen imod det virtuelle format. Også mange tak for det. Det er rigtigt godt gået, at I formår at inspirere oplægsholdere til at få lyst til at flytte sig selv og komme jeres vision i møde.”

Mere af det, der altid virker i facilitering

Det lidt paradoksale er, at dét, der får en virtuel konference til at virke levende og engagerende, er præcis det samme, som gør en fysisk konference levende og engagerende.

For både den fysiske og virtuelle konference gælder det om at skabe variation og om at se deltagerne som andet og mere end blot passive modtagere af viden. Det gælder for alle situationer, hvor nogen skal lære noget, at:

• Aktive deltagere lærer mere
• Korte oplæg og mange skift giver variation og holder deltagerne vågne
• Få, præcise powerpoints uden for meget tekst giver et mere levende og lærende oplæg end 87 tætskrevne slides
• Skarpe, præcise pointer er lettere at huske end lange indviklede forklaringer
• Oplæg på oplæg på oplæg på oplæg giver (som regel) en kedelig og ikke-mindeværdig dag

Det gælder på en fysisk konference, men især i det virtuelle format, hvor der skal skrues op for det hele for at holde dagen og deltagerne ”i live”. Når deltagerne sidder bag skærmen, er det nemt at blive distraheret af mails, beskeder eller opgaver som ligger og venter – endnu nemmere end hvis man sidder sammen i en stor sal.

Mads Kristoffer Lund sætter fingeren på, at faciliteringskompetencer fra de fysiske formater godt kan oversættes ind i det virtuelle format:

”Jeg har hele tiden haft en fornemmelse af, hvordan I har brugt jeres stærke ’IRL’-faciliteringskompetencer til at forme programmet med, og I er lykkedes med at oversætte det flot ind i det virtuelle format, som har udgjort visionen for konferencedagen. Stort tillykke med det – og tak, fordi I inspirerede os til at tage springet.”

Fem råd til dig, der skal arrangere en virtuel konference

1 Deltag selv i virtuelle arrangementer

Det gør det lettere for dig at sætte dig i deltagernes sted: Hvad er en fed oplevelse set fra den anden side af skærmen?

2 Gå i detaljer og derefter: Gå i flere detaljer

Alt, fra farven på oplægsholderens skjorte og placering med tapekryds på gulvet til den helt rigtige længde på gruppearbejde og det skarpt vinklede indhold, har betydning for konferencens helhed.

3 Lav en generalprøve

Teknikken skal drille på dagen – sådan er det bare. Men du undgår de mest synlige og fatale fejl ved at afholde en generalprøve, hvor I gennemgår overgange, skærmindstillinger (hvor meget ansigt og hvor meget slide skal der vises fx) og sætter et fedt lys (uanset om der sendes fra et professionelt studie eller en dagligstue kan lyset optimeres).

4 Ingenting må ske uden et formål

Icebreakers, gruppesamtaler, afstemninger, ordskyer og fælles gymnastik fra stuerne. Mulighederne for variation er mange, og de vil løfte den virtuelle konference, hvis de har et formål, som hænger sammen med indholdet på dagen. Lav aldrig processer for processens egen skyld – det skal altid bindes op på et indhold. Vælg dit formål først – og derefter den metode, der vil løfte dit formål.

5 Se i øjnene, at det er en stor opgave

En virtuel konference er ikke lettere og mindre ressourcekrævende at arrangere end en fysisk konference